사내 문서 승인 예시

목표

직원 50명 규모 회사의 지출 결의서·휴가 신청·구매 요청 문서를 사내망에서 기안, 팀장·부서장 순차 승인, 반려 사유 기록, 진행 현황 확인, 승인 문서 검색까지 한 화면 체계로 처리한다.

사용자

• 기안자(직원)
• 팀장
• 부서장
• 총무 담당자

핵심 기능

• 문서 양식 작성·제출 — 기안자가 지출 결의서·휴가 신청·구매 요청 양식을 작성해 결재를 올린다. [화면: 문서 작성, 내 문서함]
• 순차 결재(팀장→부서장) — 팀장 승인 후 부서장 승인 순서로 문서가 넘어가며 결재자가 승인 또는 반려한다. [화면: 결재 대기함, 문서 상세]
• 반려 사유 기록 — 반려 시 사유를 입력하고 기안자가 확인할 수 있다. [화면: 문서 상세, 내 문서함]
• 결재 진행 현황 보기 — 어느 문서가 누구 단계에서 멈춰 있는지 한눈에 보여 준다. [화면: 전체 현황, 내 문서함]
• 승인 문서 검색 — 승인 완료된 문서를 목록에서 조건으로 검색한다. [화면: 승인 문서 검색]
• 결재선 관리 — 인사팀 조직도 기준으로 기안자별 팀장·부서장 결재선을 정한다. [화면: 전체 현황, 문서 작성]
• 사내 메신저 알림 (후보) — 결재 요청·승인·반려 시 사내 메신저로 알린다(후보 기능). [화면: 결재 대기함]
• 첨부 파일 관리 — 기존 메일 첨부처럼 증빙 파일을 문서에 붙인다. [화면: 문서 작성, 문서 상세]

화면 목록

• 문서 작성 — 기안자가 문서 종류를 고르고 양식을 작성해 제출한다. (요소: 문서 종류 선택, 양식 입력칸, 첨부 버튼, 결재선 미리보기, 임시저장 버튼, 제출 버튼)
• 내 문서함 — 기안자가 자기 문서의 상태와 반려 사유를 확인한다. (요소: 상태별 탭, 문서 목록, 현재 결재 단계 표시, 반려 사유 보기)
• 결재 대기함 — 결재자가 처리할 문서를 모아 본다. (요소: 대기 문서 목록, 기안자·종류 필터, 문서 열기 버튼)
• 문서 상세 — 문서 내용을 확인하고 승인 또는 반려한다. (요소: 문서 내용, 첨부 목록, 결재 이력, 승인 버튼, 반려 버튼, 반려 사유 입력칸)
• 전체 현황 — 총무 담당자가 결재가 막힌 위치를 한눈에 본다. (요소: 단계별 문서 수 요약, 지연 문서 목록, 결재자별 대기 현황, 부서 필터)
• 승인 문서 검색 — 승인이 끝난 문서를 검색해 찾는다. (요소: 검색어 입력칸, 문서 종류·기간 필터, 결과 목록, 문서 열기 링크)

빠진 질문 8

• 합격 기준은 무엇입니까? 어떤 상태가 되면 이 시스템이 잘 동작한다고 볼지 정해 주세요. (Q7 답 없음)
• 고객이 정해야 할 것은 무엇입니까? 결재 규칙, 담당자, 최종 승인자 등 결정 사항을 알려 주세요. (Q8 답 없음)
• 문서 보관 기간 사내 규정은 몇 년이며 누가 확인해 줄 수 있습니까?
• 급여·계좌 같은 민감 정보가 들어가는 문서는 누가 볼 수 있어야 하며 마스킹이 필요합니까?
• 팀장 부재·휴가 시 대결(대리 승인)이나 금액에 따른 결재 단계 변경이 필요합니까?
• 조직도 엑셀을 어떻게 시스템에 반영할 계획입니까? (수동 업로드 여부, 분기 변경 시 진행 중 문서 처리)
• 사내 메신저 알림은 어떤 제품이며 연동이 가능한지 확인되었습니까?
• 기존 종이·메일 문서는 이전 데이터로 옮겨야 합니까, 새 문서부터만 쓸 것입니까?

위험

• 급여·계좌 등 민감 개인정보가 문서에 포함될 수 있어 접근 권한과 보관 방식 설계가 필요하다.
• 문서 보관 기간 규정을 확인하지 못해 법규·사내 규정 위반 위험이 있다.
• 사내망 전용 접속과 외부 클라우드 사용 시 보안팀 승인이 필요해 배포 환경이 제한된다.
• 조직도(결재선) 원본이 인사팀 엑셀이고 분기마다 바뀌어 결재선이 최신이 아닐 위험이 있다.
• 사내 메신저 연동은 후보 단계라 외부 의존과 범위 변동 가능성이 있다.
• 합격 기준과 고객 결정 사항이 비어 있어 범위·완료 판단이 흔들릴 수 있다.

권장 다음 단계

L0 — 합격 기준과 보관 규정이 미정이므로 가짜 데이터 화면으로 결재 흐름과 화면 구성을 먼저 확인하는 것이 적합하다.